Pert 4 - Responsibility Accounting and Reporting

Sistem akuntansi yang didesain dengan baik tidak hanya menentukan biaya produk dan laba periodik secara akurat, tetapi juga membantu manajer dalam mengendalikan biaya dan memperoleh laba. Supaya efektif dan efisien sebagai suata mekanisme pengendalian, maka sistem akuntansi sebaiknya didesain sedemikian rupa sehingga biaya yang terjadi sebagai akibat dari setiap aktivitas dicatat dan dilaporkan kepada manajer yang bertanggung jawab untuk aktivitas tersebut. Sistem semacam itu, disebut akuntasi dan pelaporan tanggung jawab (responsibility accounting and reporting).

Responsibility accounting and cost control-the Traditional View

Tujuan dari responsibility accounting and reporting ialah untuk memberikan informasi kepada manajemen supaya dapat melakukan evaluasi terhadap efisien dari penggunaan sumber daya yang ada dengan membandingkan antara budget dengan actual. Jika terdapat perbedaan antara keduanya maka akan timbul variance, hal ini yang akan dijadikan dasar untuk dilaporkan kepada manajer atau atasan yang kemudian akan digunakan sebagai dasar membuat keputusan atau melakukan tindakan selanjutnya. 

Dalam traditional view, cost control mengikuti hasil evaluasi. Jadi jika hasil evaluasi menunjukan penggunaan sumber daya yang tidak efisien dan cost yang digunakan juga tidak efisien, maka harus dilakukan identifikasi lebih mendalam apa sebab dan menentukan langkah selanjutnya yang harus di ambil.

Organizational Structure

Dalam suatu pengorganisasian perusahaan, seorang manajer tidak boleh memiliki tugas/tanggung jawab yang sama antar satu manajer dengan manajer yang lain, jika terdapat lebih dari satu manajer mempunyai tanggung jawab yang sama untuk suatu tugas, maka akan terjadi konfik yang akan menimbulkan tidak efisien dalam penyelesaian tugas tersebut. Hal ini juga berlaku untuk suatu departemen, misal departemen produksi tidak bisa mempunyai tanggung jawab atas penjualan barang (yang merupakan tanggung jawab dari departemen penjualan/pemasaran) hal ini akan menyebabkan konflik antar keduanya atau bahkan bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Determining Who Control Cost

Suatu entitas perusahaan memiliki tujuan yaitu memperoleh profit yang sebesar-besarnya, dengan cara memaksimalkan revenue dengan penjualan dan menekan expense/cost dari perusahaan tersebut.

Dalam suatu perusahaan, orang yang yang berhak mengatur cost ialah pihak yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang sesuai dengan cost/expense yang bebankan terhadap perusahaan. Misal seorang manajer di departemen produksi, ia seharusnya melakukan pengendalian (control) cost pada departemen produksi yaitu melakukan efisien dalam melakukan produksi barang.

Responsibility Reporting

• Adalah sebuah program yang mencakup semua manajemen operasi dimana divisi akuntansi, cost, atau budget menyediakan bantuan teknis dalam bentuk laporan pengendalian secara periodik.
• Merupakan fase pelaporan dari responsibility accounting. 
• Tujuannya untuk melakukan pengendalian biaya (control cost).

Menurut Traditional View, Responsibility reporting (laporan pertanggung jawaban) memiliki dua tujuan utama, yaitu

1. Untuk memotivasi organisasi/orang didalam sebuah perusahaan supaya memberikan performa terbaik, supaya dalam perusahaan dapat mencapai efisiensi terhadap penggunaan sumber daya;
2. Untuk melakukan identifikasi jika terdapat inefisiensi dalam penggunaan sumber daya sehingga manajer dapat melakukan pengendalian dalam penggunaan cost.

Fundamental Characteristics of Responsibility Reports

Report should fit the organization chart;

Laporan seharusnya sesuai dengan struktur jabatan masing-masing organisasi, misal untuk top management maka laporan yang disampaikan merupakan plant view atas perusahaan.

Report should be consistent in form and content each time they are issued;

Laporan seharusnya bersifat konsisten dalam format dan isi setiap kali diterbitkan. Perubahan hanya dilakukan bila alasannya kuat dan disertai dengan penjelesan kepada perngguna.

Report should be timely;

Laporan seharusnya tepat waktu, meskipun banyak inefisiensi yang akan dilaporkan maka harus segera dilaporkan sehingga manajemen dapat melakukan tindakan antisipasi atas kejadian tersebut. Informasi selalu mengalami deterorit terhadap waktu, sehingga informasi yang tepat waktu sangatlah penting dalam pengambilan keputusan.

Report should be issued regularly to enhance their usefulness;

Laporan seharusnya diterbitkan secara teratur untuk meningkatkan kegunaannya. Sehingga manajer akan mengetahui kapan laporan akan tersedia.

Report should be easy to understand;

Laporan seharunsnya mudah dipahami. Jika laopran tersebut memiliki terminologi akuntansi, sulit dipahami, maka informasi penting akan selalu sulit untuk dikomunikasikan atau bisajadi akan timbul miskomunikasi antara pembuat laporan dan pengguna.

Report should convey sufficient but not excessive detail;

Laporan seharusnya ringkas namun tidak menghilangkan unsur detail, sehingga pengguna tidak merasa berlebihan dalam memperoleh informasi, dikarenakan jika pengguna memperoleh informasi yang berlebihan bisa membuat pengguna bingung dalam mengambil keputusan atau melakukan tindakan atas suatu laporan.

Report should compare actual and budgeted cost/result;

Laporan seharusnya membandingkan antara kejadian actual yang terjadi dengan anggaran yang telah disusun, sehingga bisa dilakukan evaluasi atas keduanya.

Report should be analytical;

Laporan seharusnya bersifat analitis, sehingga atas laporan tersebut dapat dilakukan pemahaman atau penelitian lebih mendalam oleh akuntan lainnya guna untuk membuat keputusan selanjutnya.

Report for operating management should be stated in physical units as well as in dollars.

Laporan untuk manajemen operasi seharunya dilaporkan dalam unit fisik bukan dalam kurs mata uang, sehingga manajemen operasi dapat memahami dengan mudah tanpa melakukan penelitian yang lebih mendalam yang dapat menjadikan inefisiensi dalam melakukan tugas manajemen operasi.

The Flexible Budget and Related Variance Analysis

Variance

• merupakan perbedaan antara hasil actual (actual result) dan performa yang diharapkan (budgeted performance)
• berfungsi sebagai evaluasi dan motivasi terhadap manajer suatu perusahaan
• menyatukan fungsi perencanaan (planning) dan manajemen pengendalian serta memfasilitasi management by exception (manajer lebih fokus terhadap keadaan atau area yang tidak beroperasi seperti yang diharapkan yaitu pada unfavorable variance).

Flexible and Static Budget

Perbedaan Static Budget dan Flexible Budget

Sumber: LHP Bab 17 Pertemuan 3, D3 Akuntansi AP 2018